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Stratégie | 19/03/2020

Quels outils utiliser pour le télétravail?

Suite aux récents événements, de nombreux travailleurs sont dorénavant en télétravail pour une période encore indéterminée. C’est peut-être votre cas ou celui de vos employés.

Est-ce que c’est une mauvaise nouvelle ?

Non, pas spécialement. Selon plusieurs études, notamment celle de Global Workplace Analytics les télétravailleurs sont en majorité plus productifs. Certains d’entre eux travaillent même plus longtemps que quand ils sont au boulot.

Durant cette période de lockdown, les équipes vont devoir faire face à une nouvelle organisation et, ainsi, continuer à communiquer malgré cette situation compliquée et inédite.

Nous voulons vous aider à maintenir le cap durant cette période de crise. C’est pourquoi dans cet article, nous allons vous présenter différents outils gratuits qui pourraient se révéler précieux durant les prochains jours et les prochaines semaines.

 

Le transfert de fichier via WeTransfer

WeTransfer est un outil permettant de transférer des fichiers volumineux (jusqu'à 2Go pour la version gratuite) d'une manière très simple.

 

  1. Vous téléchargez le ou les fichiers sur la plateforme
  2. Vous pouvez partager le fichier via mail ou via un lien
  3. Le fichier est ensuite téléchargeable durant 2 semaines

 

WeTransfer

 

Le calendrier en ligne via Google Agenda

Si vous ne l'utilisez pas encore, il est temps de se lancer. Google Agenda permet de créer des événements et d’y inviter des personnes, de prévoir des vidéos conférences…

Dans la version entreprise via G Suite, vous pouvez également vérifier les disponibilités de vos collègues.

 

Google_Agenda

 

La collaboration sur des projets via Google Drive

Google Drive vous permet de collaborer sur des fichiers très facilement. Vous pouvez travailler à plusieurs en même temps sur différents outils :

 

  • Google Docs qui permet de travailler à plusieurs sur des fichiers écrits
  • Google Sheets permet lui de travailler sur des tableurs
  • Google Slides donne la possibilité de créer des présentations 
  • Google Forms permet de créer des formulaires et des sondages facilement partageables

 

Google_Drive

 

La réunion à distance via Google Hangouts

Google Hangouts est l’appli de référence pour les vidéoconférences, appels d’équipe…

Il permet d’appeler une ou plusieurs personnes en vocal ou en vidéo, d’envoyer des messages ou même de partager votre écran en direct. Vous pouvez fixer les rendez-vous Google Hangouts via votre agenda Google lorsque vous créez un événement.

 

Google_Hangouts

 

L’organisation de projets via Trello

Trello est un logiciel de gestion de projet inspiré des méthodologies Agile. Il permet de créer des tableaux répartis en colonnes. Au sein des différentes colonnes vous pouvez ajouter des cartes correspondant selon votre organisation à des tâches, à des projets..

Sur ces cartes, Trello offre notamment comme possibilité :

  • Ajouter des fichiers
  • Créer des checklists
  • Ajouter une date d’échéance
  • Assigner une tâche à un collaborateur

 

L’avantage principal de Trello est ce côté visuel et la possibilité de glisser facilement des cartes d’une colonne à l’autre en fonction de l'état de la tâche.

 

Trello

 

La communication d’équipe avec Slack

Vous le connaissez peut-être pas, mais Slack est un outil efficace pour rester en contact avec son équipe. 

Avec Slack vous pouvez :

  • Envoyer des messages privés
  • Envoyer des messages à un groupe
  • Créer une chaîne de discussion autour d’un thème, un département ou d’un projet..
  • Envoyer des fichiers
  • ...

 

Il est bien souvent utilisé au sein d’une entreprise pour communiquer entre collègues mais il peut également être judicieux d’ajouter vos clients dans les chaînes spécifiques à leurs projets. Cela permettra de désengorger votre boite mail de communications moins importantes.

 

Slack

 

L’explication vidéo via Loom

Loom est un plugin à installer sur votre navigateur qui permet en 3 clics d’enregistrer une courte vidéo de votre écran, de votre webcam ou bien les 2 en même temps.

Vous pouvez l’utiliser pour expliquer quelque chose à distance ou pour répondre à un mail prenant trop de temps à l’écrit.

 

Loom

 

Voilà donc quelques outils qui vous aideront à communiquer au sein de votre entreprise et avec vos collègues en télétravail. Si vous gérez une start-up, nous vous recommandons ce super article sur le blog de Canva. On vous y donne 10 conseils pour gérer votre business en télétravail !
Que cette période de télétravail forcé vous soit bénéfique pour vous réinventer et prendre le temps de faire ce que vous reportez toujours à plus tard !

Besoin d'aide pour communiquer ?

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Martin Closon
E-marketing

 
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