Pourquoi passer à la facture électronique avant 2026 est obligatoire pour votre entreprise

À partir de juillet 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises belges assujetties à la TVA, pour leurs transactions B2B. Finis les PDF : seules les e-factures structurées et envoyées via le réseau Peppol seront conformes. Ce changement n’est pas qu’une contrainte : c’est une opportunité de gagner en efficacité, de réduire les erreurs et d’automatiser votre gestion.

Une facture électronique, ou e-facture, est un document de facturation créé, transmis, reçu et stocké dans un format numérique structuré, permettant un traitement automatisé. Contrairement à un simple fichier PDF ou à une version papier numérisée, une vraie facture électronique repose sur des standards précis autorisant une lecture et un traitement direct par des logiciels comptables ou ERP.

Une confusion fréquente survient entre une facture électronique et une facture numérisée. Cette dernière correspond simplement à une copie digitale d’un document papier, généralement au format PDF, envoyée par email. Si elle est pratique, elle ne remplit pas les critères officiels de l’e-facturation.

À la différence du PDF non structuré, une facture électronique contient des données structurées que les logiciels peuvent lire automatiquement, permettant ainsi une automatisation complète des opérations comptables. Elle offre également des garanties supplémentaires en matière de conformité, de sécurité et de pérennité des données.

Depuis plusieurs années, les autorités belges suivent une stratégie appelée “e-invoicing first” dans les marchés publics. Ainsi, depuis 2019, tous les fournisseurs des administrations publiques sont tenus d’émettre des factures électroniques conformes aux normes européennes. Ce cadre s’étend progressivement au secteur privé.

À partir de 2026, la législation belge prévoit une généralisation de l’e-facturation entre entreprises assujetties à la TVA. Cela signifie que toutes les entreprises belges B2B seront concernées, y compris les PMEs opérant en Wallonie et à Bruxelles.

• Depuis 2022 : Obligation de recevoir une facture électronique pour les administrations fédérales.
• Depuis 2023 : Nombre croissant d’administrations locales rejoignent la norme Peppol.
• Dès 2024-2025 : Phase préparatoire dans les PME, incitée par des primes ou des aides.
• 2026 : Obligation généralisée de facturation électronique entre entreprises.

Se conformer dès maintenant permet d’éviter le rush, de sécuriser ses opérations et d’optimiser ses processus en amont.

Pour être valable juridiquement et fiscalement, une facture électronique doit respecter certains standards définis notamment par l’Union européenne et le gouvernement belge. Les plus courants sont :

• UBL : Universal Business Language, format recommandé par l’administration fiscale belge.
• CII : Cross Industry Invoice, promu par l’UN/CEFACT.
• Peppol : réseau sécurisé d’échange de documents basé sur des normes européennes.

La Belgique mise notamment sur le réseau Peppol pour sécuriser, standardiser et fluidifier les échanges de factures électroniques dans tout le pays.

L’automatisation que permet une facture électronique réduit considérablement le temps passé sur des tâches manuelles : impression, mise sous pli, envois postaux, saisies manuelles en comptabilité, classement… Toutes ces opérations deviennent obsolètes.

Selon PwC, le traitement manuel coûte en moyenne 17 à 25€ par facture, contre moins de 2€ en mode électronique. En adoptant des flux automatisés, les entreprises constatent une accélération moyenne de 50% dans le traitement des factures, améliorant ainsi les délais de paiement et la trésorerie.

La facturation manuelle est propice aux erreurs : mauvaise saisie, doublons, oublis d’informations obligatoires, versions contradictoires… Ces erreurs entraînent des litiges, retards de paiement et tensions avec les partenaires commerciaux.

Avec une facture électronique, les données sont préremplies, normalisées et validées automatiquement, réduisant drastiquement les erreurs humaines. Cela favorise des relations commerciales plus saines et plus transparentes.

Chaque facture électronique est horodatée, signée et suivie de bout en bout du processus : émission, transmission, réception, validation, archivage. Cette traçabilité complète garantit une sécurité accrue : les documents ne se perdent plus, ne sont plus modifiables après émission, et sont accessibles à tout moment via un système sécurisé.

Par ailleurs, l’e-facturation permet une meilleure protection contre la fraude, grâce à l’utilisation de certificats numériques, d’identifiants uniques (comme le numéro d’entreprise Peppol ID) et de réseaux sécurisés comme Peppol.

L’administration fiscale belge encourage fortement la facturation électronique pour garantir une TVA plus juste et mieux contrôlée. En passant à l’e-facturation, vous vous assurez une conformité totale avec les obligations fiscales belges et européennes : mentions légales, délais de conservation, structure des données, etc.

En outre, l’archivage numérique répond aux exigences de conservation imposées par la fiscalité belge (7 à 10 ans selon les cas), tout en facilitant les contrôles fiscaux en cas d’audit.

Réduire les impressions, les déplacements postaux et l’usage d’encre ou de papier participent directement à la stratégie RSE des entreprises. Une entreprise émettant 1 000 factures par an peut économiser jusqu’à 150 kg de papier, simplement en optant pour le numérique.

Chez Produweb, la mise en conformité ne repose pas sur un logiciel à paramétrer ou à comprendre. Vous déposez simplement vos factures sur notre serveur sécurisé, et nous nous chargeons de leur traitement complet selon les normes légales.

Nous garantissons que chaque facture envoyée via notre service respecte scrupuleusement les exigences fiscales belges et européennes (Peppol, UBL…). Pas besoin de maîtriser les aspects techniques : tout est automatisé et géré par nos soins.

Pas besoin de former vos équipes, ni de modifier vos processus internes. Notre solution s’adapte à vous, pas l’inverse. Vous continuez à travailler comme d’habitude, pendant que nous assurons votre conformité.

Notre équipe vous accompagne à chaque étape, de la phase de préparation jusqu’à la gestion quotidienne. Une question ? Un doute ? Nous sommes là pour vous répondre rapidement et simplement.